O que é sistema ERP e como funciona

Você já ouviu falar em ERP? Afinal de contas, o que essa sigla quer dizer e qual a sua importância para a gestão financeira empresarial? Entenda o que é sistema ERP e como usar em sua empresa!

ERP ou Enterprise Resource Planning é um sistema de gestão que permite acesso fácil, integrado e confiável aos dados de uma empresa. A partir das informações levantadas pelo software, é possível fazer diagnósticos aprofundados sobre as medidas necessárias para reduzir custos e aumentar a produtividade.

Um sistema ERP é um método completo de gestão que tem como objetivo principal integrar os processos dentro de uma empresa, seja ela de pequeno, médio ou grande porte.

Esse sistema integrado auxilia gestores nas demandas de informações, reduzindo custos e melhorando a qualidade dos processos.

Quem é dono do próprio negócio sabe o quanto é importante contar com as ferramentas adequadas para melhorar a gestão. Entre tantos processos burocráticos que fazem parte do dia a dia de um empreendedor, o mais recomendado é contar com tecnologias que evitem possíveis erros e aumentem a eficiência.

Assim, surge o sistema ERP. Neste guia completo reunimos as principais informações sobre sistema integrado de gestão e tudo que você deve saber para aumentar a eficiência do seu negócio enquanto reduz custos.

O que é sistema ERP e para que serve?

O que é ERP?

A sigla ERP significa “Enterprise Resource Planning”, ou sistema de gestão integrado. Essa tecnologia auxilia o gestor da empresa a melhorar os processos internos e integrar as atividades de diferentes setores, como vendas, finanças, estoque e recursos humanos.

A partir da centralização das informações em uma plataforma única, o fluxo de dados corporativos se torna mais fluido e é compartilhado com facilidade. Ao mesmo tempo, essas soluções eliminam a duplicidade de informações.

Com isso, a solução se mantém como uma base única e íntegra. O resultado é o acesso a insights valiosos, que contribuem para uma tomada de decisão acertada.

O Enterprise Resource Planning, ou simplesmente ERP, é um sistema que oferece fácil acessibilidade para gerir os dados de uma empresa de uma maneira mais integrada e confiável.

A partir dos dados que são armazenados pelo software, são feitos diversos diagnósticos aprofundados a respeito das medidas que seriam necessárias para aumentar a produtividade e reduzir os gastos.

Graças à praticidade do uso e aos benefícios que o sistema ERP traz para o dia a dia, diversos gestores já estão usando a tecnologia para aumentar a eficiência do próprio negócio.

Com a integração que proporciona, diferentes setores de uma mesma empresa podem se comunicar de forma mais rápida e objetiva.

Sabendo que um dos maiores problemas em empresas é a falta de clareza na comunicação, o software consegue ajudar os gestores na tomada de decisão, contribuindo para o crescimento e a rentabilidade do negócio.

Como funciona um sistema ERP?

Agora que você já sabe o que é sistema ERP e a sua história de desenvolvimento, é importante conhecer como ele pode ser aplicado à rotina empresarial. Em um primeiro momento, o sistema ajuda o gestor a: administrar as contas a pagar e a receber, monitorar as vendas e acompanhar os pedidos de compras.

A ferramenta também contribui para a gestão de pessoas, por meio da oferta de informações sobre a produtividade da equipe, por exemplo. Dessa maneira, o sistema ERP facilita o gerenciamento das informações de diversos setores da organização.

Essa característica aumenta o controle e o acompanhamento dos processos. Afinal, se cada departamento utilizar um software diferente, podem ser gerados erros nas informações que comprometerão a capacidade produtiva.

Por sua vez, a integração dos dados aumenta a eficiência da gestão e dá rapidez aos procedimentos. A comunicação entre as equipes também passa a ser mais efetiva e os problemas podem ser resolvidos com agilidade. A consequência são menos impasses com clientes ou fornecedores.

O que é sistema ERP na prática

Quer entender como esse processo funciona na prática? Por exemplo, o ERP identifica que uma matéria-prima foi encaminhada ao setor de produção. De maneira automática, esse item é retirado do estoque e as informações do setor de compras são atualizadas. Desse modo, há mais facilidade para controlar a necessidade de aquisição de materiais.

Além disso, o sistema pode auxiliar os departamentos de RH e finanças. Por exemplo, o gestor de recursos humanos lança os dados dos colaboradores, enquanto o financeiro insere as informações de pagamentos. Nesse processo, a solução faz o controle de todo o ciclo para evitar erros nos valores repassados.

Por fim, o setor de marketing também pode utilizar o software de gestão. Ao perceber que um produto apresenta queda nas vendas, você pode realizar uma campanha específica para mudar a situação e evitar um prejuízo. Ainda existem outras funcionalidades oferecidas pelo ERP, entre elas:

• simplificação de processos operacionais;
• união de inteligência e qualidade para as informações;
• controle de estoque e de custos;
• gestão integrada dos dados;
• controle e cumprimento dos prazos;
• aumento da produtividade.

Desse modo, fica claro que todos os setores são beneficiados. No entanto, saber o que é sistema ERP é apenas o primeiro passo. Mais que as aplicabilidades já destacadas, essa solução também fornece mais transparência às ações executadas.

Quais são os principais módulos do ERP?

Um sistema ERP completo apresenta diversos módulos que podem fazer parte do modelo padrão ou indexados conforme as necessidades da companhia. Conheça os principais:

• faturamento;
• financeiro;
• compras;
• estoque;
• RH;
• fiscal;
• gerenciamento de projetos;
• produção.

Vale a pena destacar que existe, portanto, a possibilidade de personalização, conforme veremos mais para frente.

O que é ERP: exemplos de funcionalidades

O ERP é um sistema completo para a gestão empresarial. Basicamente, o ERP auxilia gestores a melhorarem os processos dentro das empresas, a partir da integração das funções de diversas áreas, como:

• Faturamento: Os resultados da empresa passam a ficar atrelados ao sistema que, de forma automática, sincroniza entradas e saídas.
• Financeiro: Conta com controle e fluxo de caixa automatizados.
• Compras: Auxilia na organização de compras de produtos ou matéria prima de fornecedores, evitando despesas relacionadas a falta ou excesso de estoque.
• Estoque: Controle e giro de estoque integrados.
• Gestão de Vendas: Organização e gerência das vendas, acompanhando de perto a jornada de compra do cliente. 
• Integração com E-commerces: Fazer a integração com centenas de plataformas de e-commerce e marketplaces, gerenciando a sua loja virtual com organização e facilidade.
• Cadastro de Clientes e fornecedores: em um único sistema é possível cadastrar clientes e fornecedores, interligando as informações para emissão de notas fiscais e boletos bancários. 
• Fiscal: Emissão de notas fiscais e envio de documentos ao cliente com o preenchimento do setup apenas no cadastro inicial. 

Essa característica facilita o gerenciamento das informações e integração dos dados das diversas áreas envolvidas na empresa. Além disso, a otimização de processos e maior rapidez nos procedimentos são vantagens que o sistema ERP proporciona.

Quais são as vantagens do ERP para empresas?

A redução de custos e centralização das informações são as principais vantagens de usar um sistema ERP, mas não são as únicas. Veja algumas abaixo:

1- Mais produtividade

Concentrar todas as informações da empresa em um único sistema automatizado significa menos retrabalho. Sem precisar perder tempo buscando dados que já estão no sistema ERP, o empreendedor ou a equipe tem um ganho de produtividade da empresa no dia a dia, conseguindo focar no que realmente importa para manter a empresa funcionando de forma saudável.

2- Mais economia

Mais produtividade corresponde a mais ganhos. Com uma operação mais enxuta, fica fácil garantir o controle financeiro do negócio. Um sistema ERP também elimina a necessidade de softwares e plataformas diferentes: a gestão acontece em um só lugar, cortando gastos com fornecedores distintos.

3- Mais escalabilidade

O objetivo de toda empresa é crescer, certo? Nesse processo de crescimento é importante ter uma estrutura maleável, que consiga acompanhar a evolução do negócio. O sistema ERP tem essa vantagem: ele se adapta conforme a demanda da companhia, sem deixar o empresário na mão.

4- Mais flexibilidade

Fazer o controle da empresa em qualquer lugar é fundamental para quem é responsável por um pequeno negócio. É comum que uma única pessoa assuma papéis diferentes. Com o sistema ERP disponível em versão mobile, por exemplo, o empreendedor pode acompanhar o que acontece na empresa a qualquer momento, em qualquer lugar.

5- Mais modernidade

Não dá mais para fazer controle manual da sua empresa na era em que vivemos, não é mesmo? O sistema ERP é uma forma acessível e simplificada de colocar o seu negócio no mundo moderno e da automação.

6- Mais integração

Um sistema ERP permite a centralização de emissão de nota fiscal, controle de estoque, frente de caixa, logística e o financeiro da empresa em um só lugar. Essa integração de serviços é uma excelente maneira de otimizar a rotina. 

7- Mais segurança

Ter mais segurança nos processos é indispensável para qualquer empresa nos dias de hoje. Um sistema ERP garante que os dados da sua companhia estão seguros, principalmente quando falamos de um ERP em nuvem. Os riscos de fraude ou invasão são menores, como explicamos abaixo.