Inventário de estoque: 5 passos para fazer o seu

Toda empresa que deseja ter seu controle de entrada e saída de material bem organizado precisa fazer um inventário de estoque. Pode parecer bobeira, mas essa atividade é ideal para que os administradores da empresa consigam realizar um bom planejamento no negócio.

Por exemplo, imagine só um cliente comprar um produto, pagar à vista e, na hora de entregar, você descobre que não tinha esse produto no estoque. E pior, imagine que nem mesmo o fornecedor tenha para substituir.

Esse é um tipo de situação que causa desconforto e descontentamento do cliente, além de prejudicar a reputação da sua empresa. Isso tudo pode ser facilmente evitado quando há um inventário de estoque bem administrado, com o foco nos produtos mais procurados pelos clientes.

Mas vale ressaltar que o inventário de estoque precisa ser feito independente do tamanho da empresa ou da quantidade de produtos que devem ser armazenados. Afinal, esse serviço ajudará a prevenir desperdícios, evitar produtos parados e manter suas prateleiras sempre abastecidas.

Então, para que você tenha eficiência e mais tranquilidade na hora administrar seu estoque, confira neste conteúdo o que é e como fazer um inventário de estoque que gere benefícios para o seu negócio.

O que é o inventário de estoque?

Inventário de estoque é basicamente um relatório de bens e materiais disponíveis no estoque da empresa que podem ser armazenados interna ou externamente. É uma rotina necessária para identificar, classificar e contar todas as mercadorias de uma empresa regularmente.

A criação de um inventário é regulamentada por algumas normas e leis. No Brasil, por exemplo, a instituição responsável por isso é o Conselho Federal de Contabilidade. Sendo assim, existem alguns padrões a serem seguidos na hora de executar um inventário.

Como exemplo, uma das normas é que toda empresa que possui um estoque deve manter também um livro para registrar tudo que está nele. Trata-se do Registro de Inventário.

Este livro tem como função registrar todos os produtos armazenados que foram levantados no balanço da empresa.

Para casos de empresas que são tributadas com base no lucro real, o registro de inventário deve ser escriturado ao final de cada período: trimestralmente ou anualmente quando houver opção pelos recolhimentos mensais durante o curso do ano-calendário, com base na estimativa (RIR/1999, art. 261).

Os outros tipos de empresas podem escriturar o Livro de Registro de Inventário no final de cada ano calendário.

Para que fazer este inventário?

Essa atividade é importante para saber quais produtos estão em estoque e o volume de cada um. Sendo assim, ele contribuiu para que você tenha total controle sobre o negócio. E, assim, saber quais mercadorias devem ser compradas com mais frequência por estarem com fluxo maior e assim tomar decisões estratégicas.

O inventário de estoque te ajuda a não comprar mais do que deveria ou continuar escolhendo produtos com pouca saída na negociação, já que, desta forma, o capital da empresa tende a permanecer estagnado no estoque.

O inventário também tem como função evitar a perda de mercadorias ou matéria-prima por furtos, desvios, danos como infiltrações e pestes ou por prazos de validade vencidos. 

Tipos inventário de estoque

Agora é hora de conhecer um pouco mais sobre os tipos de inventário de estoque. Cada um possui suas características e finalidades de uso diferente, então vale a pena escolher o melhor para a sua realidade.

Inventário de estoque rotativo

Este tipo demanda que o estoque seja submetido à contagem dos produtos com uma frequência definida, seja uma vez por dia, por semana ou por mês. Sendo assim, os dados precisam ser atualizados em intervalos de tempo predefinidos.

Este formato é mais usado em empresas de grande porte que possuem um alto giro de mercadorias.

Inventário de estoque cíclico

Assim como no inventário rotativo, esse aqui faz o ajuste periódico entre o volume dos produtos em estoque e as informações utilizadas em lançamentos contábeis. Porém, a diferença é que busca dar segurança à base de dados da empresa.

Inventário de estoque periódico

No inventário periódico, a contagem dos itens não acontece como rotina. Ela é feita no final de um período definido pela empresa. O objetivo aqui é a atualização de dados do sistema de estoque, a correção de eventuais falhas humanas e a construção de demonstrativos financeiros mais detalhados.

Inventário de estoque parcial ou dinâmico

Aqui, a empresa vai contar apenas uma parte do estoque da empresa. Isso ocorre mais em casos de companhias que possuem um vasto armazém e muitos tipos de produtos. Sendo assim, às vezes, é necessário manter um controle especial sobre determinado tipo de produto.

Então, é realizado um inventário parcial ou dinâmico, com foco em apenas um tipo de produto.

Inventário de estoque anual

O inventário anual é a contagem dos bens ou mercadorias de uma empresa ao final do ano fiscal, que corresponde de janeiro a dezembro.

Este é o mais comum em empresas menores e serve para realizar o balanço anual das mercadorias em estoque e basear as decisões do próximo ano.

Inventário de estoque geral

Este leva mais tempo para ser concluído, mas é o mais completo dentro de uma empresa, pois abrange a contagem e identificação de todos os bens, como itens de almoxarifado, insumos, mercadorias, maquinário etc.

É muito solicitado pela contabilidade para avaliar o patrimônio atualizado da companhia.

5 passos para fazer seu inventário de estoque

Agora que você já conhece os tipos de inventário de estoque, confira o passo a passo para realizar o seu.

1. Classifique seus produtos

O primeiro passo é definir uma categorização de produtos e classificá-los dentro dessa lógica. Use grupos e conjuntos para otimizar essa classificação.

2. Identifique a rotatividade

Agora, identifique a rotatividade e o giro de estoque. Ou seja, você vai buscar entender quando um estoque é utilizado e precisa ser reposto em um período determinado.

Com isso, será fácil estipular um intervalo em que o seu estoque precisa ser reposto e, assim, é possível trabalhar de forma muito mais assertiva, desde a etapa de compras, produção e até as vendas.

3. Defina o intervalo

Com a rotatividade definida, defina um intervalo para realizar seu inventário de estoque, ou seja, de quanto em quanto tempo sua empresa irá fazer a contagem de produtos.

4. Faça uma contagem minuciosa

Para ter mais assertividade no resultado da contagem, o ideal é conferir com pelo menos dois colaboradores. Assim, se os dados chegarem ao mesmo valor, quer dizer que a contagem foi feita com sucesso.

Isso ajuda a eliminar qualquer possibilidade de falha humana no processo do inventário.

5. Use a tecnologia

Alguns softwares conseguem auxiliar a gestão da sua empresa como um todo e com certeza contribui para que o inventário de estoque seja assertivo, sem falhas e que reflita a realidade para que você consiga pensar estrategicamente no crescimento do seu negócio.

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