Como fazer o controle de contas a pagar e receber da sua empresa

Se há uma coisa que toda pessoa responsável por uma empresa sabe é que não há como fazer uma boa administração sem ter um controle de contas a pagar e receber eficiente.

Essa lógica parte do princípio de que, para manter um empreendimento, seja do tamanho que for, em pleno funcionamento, é preciso conseguir arcar com todos os seus custos e ainda lucro no final do mês.

Afinal, para conseguir sustentar a operação de um negócio, você precisa estar em dia com todas as contas básicas, saber negociar por descontos e melhores condições de pagamentos, além de ter clientes que pagam em dia por seus serviços prestados ou produtos vendidos.

Acontece que, na correria do dia a dia, muitos empresários passam a não ter tempo de fazer este controle e acabam se perdendo em meio às atividades financeiras de uma empresa.

Então, para que você seja um empresário de sucesso e que saiba administrar bem seu negócio, este texto irá te apresentar um passo a passo para fazer um controle financeiro eficaz e que contribui com o caixa da empresa.

O que são contas a pagar e receber?

Mesmo parecendo muito lógico este tema, vale uma breve explicação do conceito de contas e pagar e receber de uma companhia.

Esses valores são determinantes para a saúde financeira da empresa. Com esses dados, é possível destinar recursos para pagar as contas, como fornecedores, colaboradores e impostos, de forma a cumprir com as obrigações financeiras sem gastos com multas e juros.

Com um controle preciso destas informações, é possível dar continuidade à  produção e planejar seu negócio a curto e longo prazo.

Contas a pagar

Nessa caixinha entra tudo que, mensalmente, sai do seu caixa, seja de maneira fixa ou variável. E quando pagas em dia, além de manter a boa reputação da empresa diante o mercado, evita custos desnecessários, como juros e multas.

Ou seja, quando estas contas não são administradas corretamente, acabam acumulando e resultam em dívidas que trazem sérios problemas financeiros.

Então, para evitar isso, é fundamental que você, enquanto um bom gestor, obtenha um controle financeiro, com planejamentos mensais bem definidos para conseguir equilibrar o dinheiro que entra e sai do caixa para que a operação não seja afetada.

Contas a receber

Mas nem só de contas a pagar se vive uma empresa, certo? Aliás, se ela não obtiver lucro, pode dar adeus ao futuro.

Esses são os valores que realmente importam, obtidos com vendas de produtos ou serviços.

Em resumo, contas a receber são todos os valores que entram no caixa, realizados através dos aumentos (entradas) e também com as reduções (baixas) das vendas. Aqui, entram também as contas que ainda não foram recebidas, como promissórias, vendas a prazo e títulos de crédito a favor da empresa.

O seu trabalho como empresário e administrador é garantir que o caixa fique equilibrado, onde as contas a receber sejam maiores que os valores registrados em contas a pagar.

Por que esse controle afeta meu negócio?

Com as definições e informações acima, a resposta à pergunta acima provavelmente já está mais que clara na sua cabeça.

O controle de contas a pagar e a receber auxilia o gestor a saber exatamente qual o valor que entra no seu caixa, para assim, conseguir determinar o pagamento total dos gastos.

É através deste controle que é possível determinar os caminhos a serem percorridos, criar estratégias de crescimento e aproveitar oportunidades, como a compra de matéria-prima em promoção, por exemplo.

Além disso, este controle de contas a pagar e receber é importante também para nortear as ações promocionais que são possíveis serem feitas na empresa.

Passo a passo para fazer um controle de contas a pagar e receber

Para que o controle de contas a pagar e receber seja executado de forma correta e que dê uma boa visibilidade sobre a situação da empresa, confira o passo a passo de como fazê-lo.

Acompanhe todas as movimentações

Não tem como escapar. Para que seu controle seja eficiente, você precisa acompanhar todos os custos que entram e saem do seu caixa. Por menor que ele seja, pode sim fazer a diferença no final do mês.

Então, anote todas essas movimentações, seja numa planilha ou no seu sistema ERP, não importante, desde que fique evidente e que você consiga analisá-los depois.

Fique de olho nos clientes inadimplentes

Contas a receber em atraso significa prejuízo à empresa. Muitas vezes, o cliente não está inadimplente por não ter condições de pagar, pode acontecer de, simplesmente, ter esquecido essa dívida.

Sendo assim é importante criar um fluxo de comunicação prévia para lembrá-lo da data do vencimento para que o pagamento ocorra no dia. E nos casos de dificuldades financeiras, vale avaliar se é viável eliminar as taxas de juros e multas para incentivá-lo à quitação.

Avalie no fluxo de caixa

Como está seu fluxo de caixa? Essa pergunta deve ser feita diariamente a fim de acompanhar a saúde financeira da empresa.

Quando o fluxo de caixa é bem administrado, é possível pensar em estratégias para evitar problemas ou montar ações para alavancar vendas. Com essa análise é possível, ainda, fazer alguns “malabarismos” para conseguir quitar todas as contas sem prejudicar seu caixa.

Atenção no estoque

Hás três situações importantes em relação ao estoque:

• Se você deixa faltar um produto que seu cliente procura, você deixa de vender e lucrar;
• Se seu produto está parado há muito tempo no estoque, isso significa dinheiro parado. Principalmente se você comprou a prazo, o importante é zerar o estoque antes do vencimento da parcela.
• E por último, se você comprou um montante de produto para aproveitar o preço bom, mas não está conseguindo vender, pode ser que o prazo de validade vença e você seja impedido de fazer qualquer ação.

Em todas essas situações, é possível evitá-las simplesmente com um bom planejamento e controle do estoque. Lembre-se que, estoque parado, é prejuízo na certa.

Divida centros de custos

Se for necessário fazer algum corte nas contas da sua empresa hoje, você saberia dizer onde é possível fazê-lo? Pergunta difícil, não é?

Para facilitar isso, que tal dividir sua empresa em centro de custo? A dica é apenas nomear cada setor e começar a identificar o que foi gasto com ele.

Por exemplo, se você deu um desconto sobre algum produto, o custo que este desconto representou pode ser colocado no centro de custo de marketing. Se você investiu em matéria-prima, o custo desse investimento pode ser atribuído ao centro de custo de operações.

Utilize a tecnologia a seu favor

Tão importante quanto seguir esses passos e centralizar as informações é saber como interpretá-las. Não vai adiantar fazer a compilação dos dados se você não conseguir acessá-los para ler a situação da empresa.

A dica é usar sistemas de gestão para te ajudar nisso. E se você não quer investir dinheiro nisso, não se preocupe, pois já há empresas que oferecem esse serviço gratuitamente. A Tiba é uma empresa que busca simplificar a gestão das pequenas empresas e oferecer incremento de receita para que você possa prosperar, promovendo crescimento econômico.

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