Conciliação de cartão de crédito: o que é e como fazer?

Independente do porte da sua empresa, a conciliação de cartão de crédito é uma atividade essencial para entender a saúde financeira do seu negócio.

Essa prática consiste em analisar a receita recebida por meio de cartões de crédito para acompanhar seu faturamento e entender o montante que foi cobrado de taxas pelas empresas de cartões.

Dessa forma, é possível contabilizar o real lucro dessas operações, desconsiderando o que foi pago de taxa nessas transações.

Para tornar este processo menos trabalhoso, este conteúdo vai te apresentar algumas dicas de como fazer essa conciliação, além de conhecer mais sobre o que é essa prática necessária para o crescimento sustentável do seu negócio. 

O que é conciliação de cartão de crédito

Avaliando os pontos mais conceituais desse processo, a conciliação de cartão de crédito nada mais é que conferir se os valores recebidos estão compatíveis com os repassados  pela operadora.

Esse processo é importante, pois ajuda os gestores a tomarem decisões importantes no planejamento da empresa.

Os benefícios dessa estratégia é evitar surpresas negativas, assim como prejuízos financeiros com relação a valores que não foram corretamente repassados de acordo com o acordado na parceira.

Por que é importante para meu negócio?

Em resumo, a conciliação de cartões busca confirmar:

• se os valores referentes às vendas registradas foram devidamente repassados;
• se a cobrança do aluguel da maquininha ou de outro dispositivo utilizado para a execução do serviço está de acordo com o previamente combinado;
• se as taxas de transação da operadora foram devidamente cobradas.

Com essa análise minuciosa, se algo estiver incorreto, a empresa consegue resolver com a operadora e evitar prejuízos.

Agora, se os dados estiverem certos e os resultados não estiverem favoráveis, é possível recalcular a rota e pensar numa nova estratégia de negócios. 

8 dicas para fazer a conciliação de cartão de crédito

Provavelmente, você já deve ter pensado que fazer a conciliação de cartão de crédito é muito complicado e toma muito tempo útil da administração do seu negócio.

Porém, como visto acima, trata-se de uma atividade indispensável para manter a organização financeira do seu negócio. É exatamente por isso que, agora, você vai ver 8 dicas que tornam esse processo mais prático e simples. 

1. Use uma planilha ou sistema automatizado 

É claro que um sistema automatizado deixa muito mais simples e fácil, não é mesmo? Porém, a depender do porte da sua empresa e do investimento necessário para isso, o custo pode inviabilizar.

No entanto, uma simples planilha de conciliação pode tornar tudo menos complexo e organizado.

Por isso, o primeiro passo é baixar uma planilha – de preferência gratuita – ou criar uma própria, não importa. Mas, para isso, não esqueça de incluir todos os passos necessários para que a conciliação não falhe. 

2. Registre as vendas realizadas com cartões

Planilha feita? Pois então chegou a hora de começar a preencher os dados. A ideia aqui é fazer o registro de todas as vendas que a empresa efetuou via cartão de crédito no período a ser analisado.

No registro, adicione algumas informações, como:

• Se a venda foi à vista ou parcelada;
• Número de parcelas (em caso de parcelamento)
• Data da venda;
• Valor da venda

3. Guarde todos os comprovantes

Não esqueça de guardar todos os comprovantes – também chamados de filipetas – das vendas. É com isso que qualquer erro no registro por parte da operadora pode ser comprovado.

Este passo não é importante apenas para a conciliação de cartões de crédito, mas para a gestão financeira da empresa como um todo, além de ser útil para a correta administração do fluxo de caixa.

4. Acompanhe as taxas cobradas por cada bandeira

Não fazer este acompanhamento é um dos principais erros que sua empresa pode cometer. Além de acompanhar essas taxas de venda, é preciso olhar também a variação por bandeira.

Isso porque elas influenciam bastante no valor final dos produtos e até mesmo no fechamento do caixa.

5. Baixe os relatórios dos valores repassados pelas operadoras

Para facilitar também o acompanhamento, sites das operadoras possibilitam gerar relatórios com os valores repassados para as contas da empresa.

Este documento garante a conferência de como a operadora registrou o valor bruto e líquido das vendas, taxas de cada operação e o código de autorização.

6. Faça o controle dos extratos bancários

Controlar se o saldo inicial e final corresponde com o extrato bancário é uma outra forma de acompanhar tudo de forma mais fácil.

Veja algumas  questões a se levar em consideração ao conciliar:

• As taxas cobradas em cada transação são as mesmas acordadas em contrato com a operadora?
• O prazo de recebimentos dos valores de cada venda está dentro do que foi estipulado?
• Os valores dos relatórios das operadoras foram creditados corretamente na conta da empresa?
• As vendas registradas na empresa foram recebidas ou existe alguma previsão de recebimento no relatório da operadora?

Caso algum dado esteja em divergência, entre em contato com cada operadora para resolver a situação o mais rápido possível

7. Faça o controle dos recebíveis

Este também é um passo importante para ter uma melhor visualização do faturamento, cancelamento, recebimento e antecipações. Então, é preciso cruzar os dados das vendas realizadas.

Dessa forma, você passa a ter uma visão ainda mais clara de todas as entradas e saídas de caixa.

8. Faça as correções necessárias

Caso identifique alguma falha ou inconsistência dos dados – principalmente em relação às taxas – busque fazer as correções necessárias imediatamente.

Localize qual transação teve falha e veja se partiu da sua anotação ou do repasse da operadora.

Deixar para depois pode gerar alguns impactos negativos, como receber menos do que previsto e prejudicar seu fluxo de caixa, ou então esquecer de reclamar com a operadora no futuro.

A conciliação de cartão de crédito é essencial, pois caso os valores recebidos não estejam de acordo com a necessidade da sua empresa, é preciso mudar sua estratégia.

Neste caso, algumas ações são necessárias, como:

• Cortar a venda com cartão de crédito;
• Incentivar a compra em outros meios de pagamento (dinheiro, pix ou débito);
• Aumentar sua margem de vendas
• Entre outros.

Independente da estratégia que você resolver adotar, pense que essa decisão precisa ser tomada com muito cuidado e baseada em dados. Afinal, qualquer ação sem pensar pode impactar nos seus resultados de vendas.