Como fazer controle de estoque em 5 dicas práticas

Realizar um controle de estoque efetivo é determinante em diversas maneiras e se engana quem acha que basta saber a quantidade de cada mercadoria. Você deve entender, por exemplo, a sazonalidade do seu setor, os cuidados de armazenamento dos produtos e a importância do treinamento dos funcionários, por exemplo. Deixar o assunto de lado significa perder boas oportunidades para fazer o negócio crescer. Por isso, acompanhe este post e entenda mais sobre como fazer controle de estoque com dias práticas.

O que é o controle de estoque?

O controle de estoque é responsável por acompanhar o fluxo de mercadorias da empresa. Deve documentar e analisar as informações das vendas realizadas e das compras futuras. 

E não para por aí. Os prazos de vencimento, as campanhas de marketing, as datas comemorativas e a movimentação de funcionários são apenas alguns detalhes que fazem parte de um bom controle de estoque. 

Empreendedores que realizam essa atividade com eficiência conseguem reduzir custos, prever investimentos e, claro, aumentar o número de vendas. 

Quais as vantagens de um estoque bem controlado?

Se você é daqueles que subestima a gestão de estoque, vem cá que este tópico é para você. 

Listamos os principais benefícios do controle de estoque. Então, entenda como o seu empreendimento pode se beneficiar. 

Garantia de qualidade das mercadorias

O bom controle de estoque começa pela conferência constante da mercadoria estocada. Isso garante que a qualidade esteja em dia, já que alguns produtos têm prazo de validade ou podem exigir condições especiais de armazenamento, como o número máximo de caixas empilhadas ou a incidência de luz solar. 

Desse modo, os consumidores recebem produtos de qualidade e ficam satisfeitos com o seu atendimento. Quando todas as etapas da compra acontecem com excelência, por exemplo, existem grandes chances do cliente se fidelizar e indicar a sua loja. 

Melhor planejamento de compra de matéria-prima

Saber a quantidade de mercadorias no estoque parece simples, mas é algo imprescindível para qualquer empreendimento. Essa informação faz com que você tenha mais precisão nos pedidos de compra e facilita a criação de descontos e promoções. 

Com o passar do tempo, você entenderá o comportamento do seu nicho e poderá planejar-se com antecedência e certeza. 

Redução de desperdício

O benefício é bem lógico quando se fala em controle de estoque, não é? É claro que, acompanhando tudo de perto, você evita comprar ou criar produtos desnecessários. E isso reduz gastos financeiros com espaço, funcionários e tempo. 

Armazenando apenas o que é necessário, você pode diminuir tem uma equipe enxuta e um local menor. 

Você acerta mais nas vendas

Conhecer o seu estoque é saber o que você pode vender. Um dos maiores pecados no varejo é vender sem que você possua o produto. 

Até repor, o cliente já ficou insatisfeito… Isso faz com que ele procure outras possibilidades no concorrente e não recomende a sua marca para amigos. 

Mas, controlando o seu estoque, a sua estratégia de marketing torna-se mais efetiva e alinhada com todos os setores. O cliente sai satisfeito e realizado com uma compra e você não corre perigo de vender o que não tem.

Como fazer controle de estoque de forma eficiente?

Você deve estar pensado: ótimo, belos benefícios, mas… por onde começar?

Não é nenhum demérito se fazer essa pergunta, por mais tempo de mercado que você possa ter. E é por isso que você lerá, agora, como fazer um bom controle de estoque.

Tenha um ERP

Os ERPs (Enterprise Resource Planning) são sistemas de gerenciamento empresarial, que além de automatizar processos, reúnem informações em um só lugar. Apesar de ser uma definição breve, os seus benefícios são inúmeros. Inclusive, para o controle de estoque. 

Ao escolher o ERP adequado ao seu cenário, você interliga todos os setores do negócio, otimizando o seu tempo e o seu orçamento. A ferramenta vai reduzir falhas, já que os inventários e os relatórios em papel serão deixados no passado. 

Se preciso, você pode determinar níveis de acesso para cada funcionário, fazendo com que todos foquem apenas naquilo que é necessário. 

Faça um inventário do estoque

Se você utilizar um ERP, o inventário do estoque é fácil. Porém, isso não significa que o trabalho acabou. Nessas horas, você deve acompanhar os relatórios gerados pela ferramenta, procurando pontos de melhorias nos processos de compra e de venda. 

Estabeleça quantidades mínimas e máximas

Um dos objetivos de se realizar o controle de estoque é ter um equilíbrio entre as quantidades dos materiais. 

E para isso, é preciso estabelecer qual é o máximo e o mínimo que se deve ter de cada produto. O limite máximo deve ser pensado estrategicamente para atender à produção ou às campanhas de marketing que sua empresa realizar, sem se esquecer dos prazos de garantia ou vencimento que cada um possui. 

Já o mínimo deve obedecer ao fluxo de pedidos, pensando no prazo de chegada da mercadoria. 

Negocie corretamente com fornecedores

Os fornecedores são grandes aliados para a sua empresa. E ter um bom relacionamento com eles pode ser fundamental também para o controle de seu estoque. 

Para isso, negocie lotes em boas quantidades, verifique os prazos de validade e certifique que as garantias estejam de acordo com a sua necessidade de uso. 

Não esqueça que é sempre válido buscar novos parceiros. Hoje, os seus fornecedores podem atender bem aos seus pedidos. Mas será que é possível encontrar, por exemplo, melhores condições e prazos de pagamento?

Defina indicadores

Os indicadores de estoque dão uma visão geral sobre os resultados e as previsões para o setor. A ruptura de estoque, por exemplo, indica a relação entre os produtos existentes e aqueles que faltam. Ao analisá-lo, você entende qual mercadoria precisa ser comprada. 

A taxa de retorno, como o seu próprio nome diz, mede a porcentagem de produtos que voltam após a conclusão da compra. Geralmente, é ideal ter a taxa de retorno próxima de zero. 

Já o tempo de reposição está relacionada ao abastecimento do estoque, mostrando o tempo que um produto leva para ser adquirido e estar pronto para venda. 

Entenda e respeite as exigências de armazenamento de cada produto

Todo produto tem regras de armazenamento. E elas devem ser seguidas. Mais do que recomendações, elas precisam ser tratadas como lei pela sua empresa. Dessa forma, confira como cada um deve ser armazenado e determine a saída e até mesmo a ordem que cada um é estocado. 

Evite ter produtos parados

Um produto parado pode significar algo muito errado em seu gerenciamento de estoque. Um mau planejamento, fluxo mal feito ou uma compra errônea. 

De qualquer forma, você deve incentivar que cada material tenha circulação e um tempo médio de permanência em seu estoque.

Ainda que esse produto tenha ficado parado graças a algum imprevisto, ele ocupa espaço e isso tem um custo para você. O ideal é se livrar dele. Faça promoções, dê desconto, mas não o deixe muito tempo ali! 

O controle de estoque, portanto, deve ser realizado com atenção e dedicação. E todo o processo é facilitado quando há uma ferramenta de gestão para te auxiliar. 

Apesar disso, essa gestão é ignorada em muitas empresas pelo desconhecimento dos princípios básicos de uma boa administração.

Acima de tudo, a falta de atenção a essa área é um erro crucial que pode comprometer a estrutura do negócio. Afinal, o controle de estoque é um dos pilares que sustenta os resultados positivos, garante a eficiência empresarial e reduz custos e perdas.

Agora que você já sabe como fazer controle de estoque eficiente, sua empresa tem tudo para decolar e alçar voos mais altos!