Como emitir nota fiscal e por que é importante para seu negócio

Saber como emitir nota fiscal é uma das primeiras coisas que toda pessoa que empreende precisa saber. Afinal, não emitir é considerado uma prática de sonegação fiscal, o que é crime. 

Porém, emitir a NF não deve ser entendido apenas como uma obrigação, pois essa prática também traz inúmeros benefícios para a empresa.

Continue a leitura e veja como fazer a emissão desse documento e também um pouco mais sobre as vantagens dele.

O que é Nota Fiscal

A nota fiscal trata-se de um importante documento que tem a função de regularizar e comprovar todas as vendas ou prestação de serviços feitas por uma empresa.

Ela é importante para o bom funcionamento dos negócios e também para a declaração dos impostos sobre as operações realizadas. Assim, garante a fiscalização correta, evitando, inclusive, multas e outros  problemas. 

Seu principal objetivo é registrar o processo de venda, descrevendo as informações essenciais tanto para a empresa, quanto para o consumidor, como o tipo de produto ou serviço, os impostos, os valores, entre outras. 

São vários tipos de notas fiscais existentes, de acordo com cada negócio. Cada operação realizada possui um tipo de nota fiscal a ser emitida, seja de compra e venda de produtos, seja de serviços prestados, produtos industrializados, importados ou exportados.

Nota Fiscal Eletrônica

Como dito acima, a NF não deve ser encarada apenas como uma obrigação, mas também como bastante vantajosa.

Ainda mais com a criação da NF-e, documento digital que serve para formalizar a venda de produtos e serviços, seja no ambiente físico ou no digital.

Ou seja, todos os dados de compra e venda ficam armazenados neste ambiente digital, tornando o processo de emissão mais simples, além de armazená-los de maneira menos trabalhosa para fazer os cálculos posteriormente. 

Quem precisa emitir NF?

De acordo com a nº 8.846/94, a emissão de comprovantes fiscais é obrigatória para empresas que contribuem com o Imposto sobre a Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS).

Sendo assim, praticamente toda empresa que comercializa produtos e serviços deve emitir a nota fiscal, com exceção dos Microempreendedores Individuais (MEIs).

No entanto, caso esse tipo de profissional realize algum serviço ou atividade para uma pessoa jurídica, é preciso emitir também. Se for pessoa física, não é necessário.

Sobre essas particularidades, a ajuda de um profissional de contabilidade é essencial, pois ele consegue te orientar melhor sobre as obrigações não da NF, mas da empresa no geral.

Como emitir Nota Fiscal

Chegou a hora de você ver o passo a passo de como emitir nota fiscal. O processo é simples, mas exige muita atenção, principalmente com os dados inseridos.

Vale, novamente, ressaltar a importância de consultar um profissional de contabilidade antes de fazer este processo pela primeira vez. Isso garante que tudo está de acordo com a lei.

Tipo de nota que será emitido

Como há vários tipos que podem ser emitidos, dependendo da operação que precisa ser formalizada, o primeiro passo é descobrir qual deles você precisa.  

• Produto: para bens e mercadorias, podendo ser de compra e de venda, de remessa, retorno, devolução, exportação, importação, etc.
• Serviço: para prestação de serviços;
• Consumidor: é também conhecido como cupom fiscal, onde ocorre a venda direta sem identificação do comprador, muito usada no varejo.

Certificado digital

Para tenham validade jurídica, é necessário um certificado digital para emitir as NFs. Essa ferramenta funciona como uma assinatura para pessoas jurídicas que permite a realização de transações online com garantia de autenticidade.

Para contratá-lo, é preciso ser junto a uma Autoridade Certificadora credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP), como a Caixa Econômica Federal, Serasa Experian e Receita Federal do Brasil.

Faça o cadastro fiscal junto ao governo

Agora, é preciso fazer um cadastro fiscal junto ao governo e obter autorização do órgão responsável. Para este processo, é importante contar com o apoio do seu contador.

Escolha o emissor de nota fiscal eletrônica

Agora que você já tem autorização do órgão responsável, o próximo passo é escolher uma plataforma emissora de nota fiscal eletrônica.

São duas opções:

• Emissor gratuito oficial do Sefaz (NF-e) ou da prefeitura (NFS-e);
• Emissor próprio integrado ao sistema do governo.

Vale ressaltar que emissores do governo não são integrados ao sistema de gestão da empresa e possuem limitações, como a necessidade de redigitar dados, o que pode onerar muito seu time no caso de grande volume.

Comece a emitir as notas fiscais

Pronto, agora, com autorização do governo, certificado digital e um emissor, você já pode começar a emitir notas fiscais eletrônicas. 

Antes de fazer a primeira emissão, lembre-se de verificar se todos os dados estão corretos, como: inscrição municipal, CNPJ, razão social, regime de tributação da empresa e atividades.

Benefícios de emitir nota fiscal eletrônica 

E agora que você já sabe como emitir Nota Fiscal, chegou a hora de conhecer um pouco mais sobre os benefícios desse processo eletrônico.

Redução de gastos

Com os documentos digitais, o destaque vai para a economia com a compra de papel e suprimentos para impressora, além de poupar espaço de armazenamento e tempo dos funcionários para organização de arquivos físicos.

Ganho de produtividade

O aumento da produtividade da equipe é real, principalmente por agilizar os processos na empresa. Afinal, é muito mais rápido emitir os documentos por meio dos sistemas de emissão de notas fiscais.

Melhor controle fiscal e financeiro

Facilitar o controle financeiro e fiscal da empresa com a digitalização dos documentos é outro benefício da NF-e.

Com uma simples busca no sistema, é possível conferir os tributos cobrados, valor das transações, produtos e serviços vendidos, entre outros dados que ficam disponíveis online e podem ser acessados a qualquer hora e lugar.

Aumento da confiança 

Além de facilitar o trabalho do Fisco e reduzir a sonegação de impostos, esses documentos fiscais ficam disponíveis para consulta e elevam a credibilidade dos negócios.

Isso aumenta a confiança do consumidor com a empresa, pois entende que seu negócio não tem atitudes ilícitas com a sonegação.

Redução de erros

Com o preenchimento automático de campos, corre-se menos riscos de erros. E é importante lembrar que erros nestes campos podem significar sonegação fiscal, no caso de valor menor, ou aumento de custo de impostos, no caso de valores maiores.