Como emitir nota fiscal: veja o passo a passo

Saber como emitir nota fiscal é uma tarefa importante para qualquer pessoa que esteja pensando em empreender, mas ainda gera muita dúvida.

Porém, não dá para deixar de aprender, e entender, a fundo mais detalhes deste documento. Pois, além de ter sua emissão obrigatória por lei, ele serve para registrar uma venda de produto ou prestação de serviço.

A obrigatoriedade da emissão é necessária, pois é a partir dela que o governo recolhe os devidos tributos sobre as operações das empresas. Sendo assim, a empresa que deixa de emitir nota fiscal pode sofrer penalidades por se entender que esta é uma prática de sonegação de impostos.

Mas deixando a obrigatoriedade de lado, a NF é importante para o empreendedor devido ao fato de facilitar o controle de entrada e saída, dos impostos pagos e do faturamento. Além de, claro, servir como prova da regularidade do negócio em caso de auditorias e fiscalizações.

Já para o consumidor, este documento serve como comprovante da aquisição de um produto ou serviço, dando base à garantia, troca ou devolução. Além disso, a NF serve também como documento para prestação de contas à Receita Federal.

Então, devido a todos esses detalhes e também de sua importância dentro de um negócio, este conteúdo irá ensinar a como emitir nota fiscal, além de outras informações importantes sobre este documento em questão.

O que é Nota Fiscal?

Para uma melhor contextualização, vale deixar claro a definição exata de Nota Fiscal. Em resumo, o NF é um documento oficial que pode ser usado para comprovar uma transação comercial, seja a venda de produtos ou a execução de serviços.

Além disso, como já mencionado acima, o documento serve também para fins de fiscalização e contabilidade dos tributos devidos sobre essa venda ou prestação.

Então, pode-se afirmar que a nota fiscal é uma comprovação tributária da atividade prestada pela pessoa jurídica e toda empresa deve, por lei, emitir notas fiscais em cada transação comercial. A única exceção aqui é para o microempreendedor individual, também conhecido como MEI, que tem por obrigação emitir notas fiscais somente quando prestar suas atividades a pessoas jurídicas.

Nota Fiscal eletrônica

A tecnologia também ajudou na inovação da Nota Fiscal que evoluiu para a NF-e, ou Nota Fiscal Eletrônica. Essa mudança começou a ocorrer em 2006 e resulta em mais praticidade e eficiência para as empresas e o governo em geral.

Nessa versão, é possível  importar os dados de arquivos de NF compatíveis com formato XML diretamente no site da Receita Federal. O documento digital agora vem com uma chave que permite a consulta de qualquer pessoa pela internet em até 180 dias. 

Tipos de NF-e

Atualmente, o sistema de NF brasileiro conta com cinco tipos de nota fiscal eletrônicas, onde cada uma substitui alguns documentos específicos. Confira mais detalhe sobre cada modelo agora.

1. Nota fiscal eletrônica (NF-e)

Esta é a versão mais comum da nota fiscal e destinada às empresas que operam no comércio. Sua missão foi substituir as notas fiscais de modelos 1 e 1A, que eram utilizadas nas operações de venda relacionadas à cobrança do ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços).

Sua emissão é obrigatória em qualquer venda de produtos que precisam pagar ICMS e a validação é assegurada pela assinatura digital (emissora do documento) e pela autorização da Secretaria da Fazenda (SEFAZ) do estado em que a empresa foi registrada.

2. Nota fiscal de serviços eletrônica (NFS-e)

Este tipo se refere à nota digital que registra prestação de serviços. Seu objetivo é substituir a Declaração de Serviço – documento exigido pelo município e que está relacionado à cobrança do Imposto Sobre Serviço (ISS). Normalmente, este tipo de nota é emitido automaticamente, por meio de softwares de emissão integrados ao sistema da prefeitura. 

Outra característica interessante da NFS-e é o fato de que os impostos são fixados por cidade e registrados por códigos da prefeitura. E vale ressaltar também que cada NFS-e refere-se a um tipo específico de serviço. 

3. Conhecimento de transporte eletrônico (CT-e)

Esta é a nota fiscal que registra operações de transporte rodoviário de carga. Ela substitui os modelos 7, 8, 9, 10, 11 e 27 exigidos para quem presta o serviço de transporte.

4. Nota fiscal do consumidor eletrônica (NFC-e)

Já esta outra aqui é usada no varejo para registrar a venda direta ao consumidor final, substituindo o antigo cupom fiscal e a nota do tipo 2.

A função deste tipo de NF é comprovar o que foi adquirido pelo consumidor – seja produto ou serviço – e confirmar os custos da transação em questão.

5 passos de como emitir nota fiscal

Tipo de NF

O primeiro passo é identificar o tipo de NF que sua empresa precisa emitir, que podem ser: produto; serviço; consumidor.

É importante ressaltar que essa informação você terá com base na atividade que sua empresa exerce.

Certificado Digital

Esse certificado é necessário para que suas NF-es tenham validade jurídica. Ele serve como assinatura digital para pessoas jurídicas e permite a realização de transações online com garantia de autenticidade.

É necessário contratá-lo por meio de uma Autoridade Certificadora credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP). Pode ser a Caixa Econômica Federal, Serasa Experian ou a Receita Federal do Brasil, por exemplo.

Software emissor

Esse é o sistema que fará a emissão da NF-e em si. Para isso, estão disponíveis duas opções:

1. Emissor gratuito oficial do Sefaz (NF-e) ou da prefeitura (NFS-e);
2. Emissor próprio integrado ao sistema do governo.

Emissão de notas

Se você já sabe seu tipo de NF-e, contratou um certificado digital para validação jurídica, tem o software emissor e já realizou o credenciamento junto ao governo, já está liberado a iniciar o processo de emissão de suas notas fiscais.

Esses são os passos básicos de como emitir nota fiscal e manter sua empresa em dia com as obrigações fiscais junto à Receita Federal. Para mais assuntos contábeis, fique de olho no Blog da Tiba!