Planilha de controle de estoque: veja como montar a sua

Se você tem uma pequena ou microempresa, sabe bem que nem sempre é possível contratar grandes softwares para ajudar em atividades que demandam muito tempo. No entanto, é possível utilizar alguns outros mecanismos para ajudar no dia a dia, como utilizar uma planilha de controle de estoque, por exemplo.

É claro que essa planilha não tem toda a facilidade que um software dedicado tem, porém, para uma boa organização, uma simples planilha pode ajudar a muito sua rotina, além de evitar falhas que possam comprometer sua lucratividade.

Pensando nisso, este conteúdo tem por objetivo apresentar melhor os benefícios desse tipo de planilha para sua empresa e também o que não pode faltar na hora de montar a sua. Continue por aqui e boa leitura.

Controle de estoque

Controlar o estoque é uma atividade importante do seu negócio, pois trata-se de uma prática onde é feita a gestão das mercadorias e produtos, seja na indústria ou comércio, analisando o fluxo de entrada e saída dos mesmos.

Esse tipo de controle parte dos procedimentos de registro, fiscalização e gestão da entrada e saída das mercadorias e produtos, envolvendo mercadorias produzidas ou vendidas, assim como ferramentas e equipamentos da empresa. O objetivo é conseguir ter bem claro a quantidade disponível de cada item dentro do seu estoque, assim como o valor em dinheiro desses itens.

Ou seja, este controle também envolve a questão financeira, já que manter um bom estoque gera custos e o seu correto gerenciamento permite minimizar o capital investido, evitando também as perdas ou prejuízos decorrentes de um controle ineficiente.

Com isso, é possível afirmar que o bom controle de estoque é uma das principais tarefas dentro do seu negócio, pois permite a otimização do espaço físico disponível, além de outras vantagens, como:

• Gestão e controle de compras mais eficientes;
• Gestão orientada para aqueles produtos que possuem maior giro no estoque
• Melhor a comunicação entre os departamentos correlacionados de compras, vendas, estoque, financeiro e logístico;
• Reduz perdas e prejuízos decorrentes de desvios ou mesmo perda de validade dos produtos;
• Aumento da produtividade
• Aumento da satisfação do cliente

Ou seja, fazer um bom controle de estoque possibilita prever sua demanda de mercadorias, apresentando o quanto deverá ser adquirido de determinado produto. Assim, evita-se a falta de mercadorias disponíveis para venda, bem como excesso de produtos com pouco giro no estoque.

Por que fazer este tipo de controle

Como dito anteriormente, não importa se será com uma planilha de controle de estoque ou com um software mais avançado. Importante mesmo é manter este controle em dia. Veja, então, onde essa gestão tem impacto positivo direto.

Fluxo de caixa

Quando se organiza bem um estoque, fica mais fácil e simples ter a visão e clareza de quais mercadorias devem ser compradas e o que pedir para o fornecedor, evitando faltas e prejuízos.

Com isso, o dinheiro é investido em produtos rentáveis, com saída média e alta, que de fato movimentam o caixa e geram um capital de giro sustentável.

Aumento das vendas

Outro fato importante é que, ter em mãos uma planilha de controle de estoque, posiciona sua marca à frente dos concorrentes que não realizam esse tipo de gestão.

Isso ocorre porque, com a planilha, dá para acompanhar recorrentemente a provisão, o que possibilita sua empresa se preparar antecipadamente para vendas sazonais, aumentando suas vendas.

Com isso, os produtos são comprados com antecedência para atender a demanda que surgir, sem deixar de ter aquele item preferido numa campanha do dia dos pais, por exemplo.

Boa reputação da empresa

Quando se gerencia um estoque e o deixa bem organizado, as entregas se tornam mais ágeis, facilitando o processo de retirada de mercadorias solicitadas, baixas e envio aos clientes.

Com isso, evita-se a frustração de um cliente em um cenário onde ele compra um produto e, só depois da compra, você percebe que não o tem disponível no estoque. Essa situação, por consequência, resulta em feedbacks negativos, seja por e-mails, comentários nas páginas dos produtos ou até nas redes sociais.

O que não pode faltar numa planilha de controle de estoque?

Não existe um modelo certo ou errado de planilha de controle de estoque que abrange todos os tipos de empresas e negócios. Você pode sim personalizar uma para se adequar melhor à sua realidade.

No entanto, há alguns campos essenciais que se aplicam a qualquer tipo de negócio e não devem deixar de constar no documento. Veja alguns exemplos:

• Coluna de entradas
• Coluna de saídas
• Código do produto
• Descrição
• Unidade de medida
• Especificação de datas: dia, mês e ano
• Registro de quantidade de unidades
• Registro do custo de cada unidade
• Inserção com nome e contato do fornecedor.

É importante ressaltar que os dados sobre datas, quantidades e valores devem ser registrados tanto na entrada quanto na saída dos produtos. Nesse último tópico, vale ainda informar o motivo da saída da mercadoria do estoque.

Não esqueça também que a quantidade pode ser descrita no número de unidades, variando conforme a natureza do produto em estoque. Além disso, os registros de entrada devem ocorrer quando do recebimento dos itens, e os registros de saída são feitos de acordo com as requisições de retirada de materiais.

Quando se fala em saída de estoque, não se restringe ao processo de venda, mas também ao de possíveis perdas, como no caso de danos provocados pela manipulação, produtos vencidos, itens deteriorados e até furtos.

Sendo assim, ao fazer sua planilha de controle de estoque, não esqueça de pensar na praticidade do seu manuseio diário, já que ela terá que ser atualizada constantemente, de preferência em tempo real.

Esteja sempre pronto para se dedicar a esse importante instrumento de controle e seja rigoroso quanto às informações nele registradas. Caso vá deixar a responsabilidade dessa atividade a alguém do seu time, não esqueça de deixá-lo bem a par de todos os benefícios da planilha.

A Tiba, em breve, vai disponibilizar uma planilha de controle de estoque para você baixar gratuitamente. Sendo assim, caso você tenha achado muito difícil montar a sua, não se preocupe, pois logo, logo será possível baixar uma aqui.