6 dicas de como escolher um sistema de gestão de estoque

Todos os gerenciamentos de uma empresa são muito importantes, mas por que escolher um sistema de gestão de estoques? 

Dentre os gerenciamentos, alguns são especialmente complexos, principalmente nos setores que possuem muita variedade de produtos em estoque. Nesses casos, ter um sistema possibilita organização e facilita essa tarefa no dia a dia. 

Se não errar nessa escolha é muito importante para o seu negócio, não deixe de ler o texto até o final e aplicar essas dicas na prática para um gerenciamento organizado, lucrativo e com redução de desperdícios.

O que é estoque?

Este termo refere-se ao armazenamento de produtos dentro de uma empresa. Os materiais que estão em posse do agente econômico podem ser tanto produtos finais, ou seja, os produtos acabados que serão destinados ao consumidor final, quanto matérias primas que serão utilizadas para a produção e consumo interno. 

O estoque é o armazenamento desses elementos e o objetivo da sua  gestão é conseguir saber quanto, onde está e para onde vai cada item nele contido.

Por que utilizar um sistema para controlar o estoque?

Usar um sistema de controle faz com que seja possível rastrear em tempo real onde se encontram os produtos, a quantidade que ainda há de cada um deles e também controlar a entrada e saída na empresa.

Dentre as vantagens de optar por essa metodologia, ainda é preciso considerar que fica muito real a taxa de desperdícios na produção, quais os produtos têm mais rotatividade e as reposições necessárias. Com isso, é possível ter maior previsibilidade e manter em sua empresa um estoque mínimo, aumentando a possibilidade do capital de giro ser mais saudável na empresa. Essas e muitas outras soluções podem ajudar em planejamentos futuros.

Como escolher um sistema de gestão de estoque

Entender que gestão de estoque é um assunto que muito importante já é um passo enorme rumo a execução do controle, mas para fazer uma boa escolha, é preciso levar em consideração uma série de fatores para que as expectativas sejam cumpridas com assertividade.

1. Entender qual é o tipo do seu negócio

Antes de mais nada, é preciso fazer uma listagem sobre qual o seu ramo de negócio, quais tipos de produtos são comercializados, qual a variedade de itens e se será um estoque de grande ou pequeno porte. Dessa maneira, é possível identificar melhor qual o seu tipo de armazenamento, que é o próximo passo a ser considerado.

2. Entender qual o tipo de estoque sua empresa possui

Além de entender qual é o tipo do seu negócio, também é preciso saber se é um estoque interno, que armazena matéria-prima para consumo da produção, de um estoque de produtos acabados, que serão destinados ao consumidor final ou se há a necessidade de ambos.

Essas e outras características variam de acordo com a atuação e as necessidades particulares de cada empresa. 

3. Saber quais são as necessidades 

Entender e elencar por ordem de prioridade quais as necessidades e qual a expectativa de organização e nível de detalhamento que o sistema de gestão de estoque deve fornecer é um passo essencial para acertar na escolha.

Com todos esses dados em mãos, fica mais fácil de considerar  os pontos que virão a seguir. 

4. Analise quais funcionalidades o sistema oferece

Com base nessas informações, chega a hora de analisar o que cada sistema de gestão de estoque oferece, quais as particularidades e o sistema que melhor se enquadra nas necessidades e expectativas da lista construída pelas dicas anteriores.

5. Os principais pontos a se considerar

Atualização em tempo real, uso intuitivo e integração com outras plataformas realmente fazem diferença no uso e no dia a dia da gestão. Cada um desses itens interfere diretamente na viabilidade e na praticidade aplicada ao uso dessa ferramenta.

Além disso, é importante considerar de que forma os dados contidos no sistema são mostrados ao usuário, se há a possibilidade de pesquisas específicas por item, data, consumo, entre outros.

6. Informe-se sobre o suporte

Você sabia que o suporte não serve apenas para resolver os problemas? É isso mesmo, ele serve também para evitá-los e para auxiliar a utilização.

Portanto, é muito interessante se informar quanto aos treinamentos e acompanhamentos oferecidos pelo suporte, principalmente em sistemas mais complexos e que exigem mais esforço para serem mantidos atualizados.

No início, muitas dúvidas surgirão e ter um profissional pronto para te auxiliar é essencial.

Boa parte dos sistemas de gestão de estoque disponíveis no mercado possuem um teste grátis. Antes de bater o martelo e decidir em qual será seu investimento, é muito interessante usar esse recurso. Ele dá uma prévia de como se dará o desenvolvimento da gestão no dia a dia.

3 principais erros na hora de gerir um estoque

É necessário que além de uma boa escolha haja um comprometimento para a atualização e manutenção das informações desse sistema. Somente assim será possível ter precisão e confiabilidade nos dados por ele fornecidos. 

Alguns erros são muito comuns e devem ser  evitados para obter sucesso nessa tarefa.

Depois de escolher dentre os sistemas que fazem gestão, ainda podem acontecer alguns erros, entender quais são e não cometê-los ajudará e muito importante nesse processo. 

O estoque não deve ser considerado um custo, ele é um investimento. Errar por excesso ou falta, pode te fazer perder dinheiro, atrasar pedidos e não fidelizar clientes, por esse motivo além de fazer a gestão é preciso evitá-los

1. Falta de capacitação e treinamento

Escolher um sistema com pouca ou nenhuma capacitação e treinamento pode não permitir o uso pleno de todos os seus recursos e funções. Isso faz com que parte do investimento feito não retorne como deveria, não cumprindo assim as expectativas e necessidades da empresa.

2. Informações desatualizadas

Deixar o registro para mais tarde é um dos principais vilões da rotina que mantém a confiabilidade do sistema. Quando uma informação não é atualizada como deveria, há um furo no estoque, o que prejudica o controle, o planejamento de compras e a venda dos produtos, por exemplo.

Todas as atualizações devem seguir preferencialmente um padrão de processos para que nenhuma informação importante seja esquecida.

3. Não levar os dados em consideração

De nada adianta ter um sistema completo e bem atualizado se ele não for consultado e levado em consideração na hora da tomada de decisão.

Um grande erro que compromete a eficiência do processo de gestão de estoque dentro da empresa é fazer compras sem entender qual a real necessidade e o giro desses produtos em estoque. Dessa forma a chance de “empacar” mercadoria em estoque aumenta significativamente.

Agora que está mais clara a importância e os processo a serem seguidos para uma boa escolha e a eficiência na utilização do seu sistema de gestão de estoque, está na hora de pôr a mão na massa e começar a analisar qual é o mais viável para o seu negócio.

Um sistema que seja simples e exija menos esforço facilita sua gestão. Uma boa opção é o sistema oferecido pela Tiba que é 100% digital e proporciona mais tempo para cuidar do que importa.