Por que utilizar uma planilha de contas a pagar e receber?

Quer saber por que ter uma uma planilha de contas a pagar e receber é tão importante e como ela pode determinar os caminhos futuros do seu negócio? 

Pois bem, é fácil saber que ter controle sobre as finanças da empresa é essencial para que ela prospere e cresça de forma saudável. Então, ter uma planilha viabiliza o controle de todas as tarefas, proporcionando segurança sobre os recebimentos e retiradas, assim como os prazos que estão próximos ao vencimento.

Aqui você também vai descobrir como e porque isso pode fazer total diferença no dia a dia da gestão empresarial, além das vantagens que usar uma planilha para isso proporciona.

Gestão de contas a pagar e receber

Essa gestão é aquela que envolve todas as movimentações financeiras da sua empresa. Nela, você faz um controle de todos os saldos que entram no caixa do negócio, seja por meio de vendas de produtos, serviços ou até lucro de investimento financeiro. Sobre o montante que sai, considere o pagamento de contas, impostos, ordenado, entre outras despesas.

 Para alguns, saber que se deve ter domínio sobre como anda a saúde financeira da empresa parece algo óbvio, mas pode ser mais difícil executar do que planejar. Isso porque, principalmente em empresas que não possuem um setor financeiro com vários funcionários para essas demandas, os prazos e valores podem se perder, causando muita dor de cabeça.

Por que este controle é importante?

Para uma boa gestão, é preciso ter um controle de fluxo de caixa. Mas o que significa na prática? Quer dizer que é preciso rastrear e mapear todo e qualquer capital que entre ou saia do caixa. 

E mais do que apenas ter controle sobre as transações financeiras da empresa, uma planilha de contas a pagar e receber permite entender se a empresa opera com saldo positivo ou em déficit.

É necessário saber ao certo quanto, quando e por que meio foi feito cada um dos recebimentos, como também é muito importante saber o que se deve pagar para não perder nenhum prazo. 

A data de vencimento de cada imposto, por exemplo, precisa ser seguida rigorosamente, pois não estar em dia com a Receita Federal gera multas e custos extras para a empresa. 

Além disso tudo, entender quanto e se sobra algum recurso após pagar todos os custos permite planejar ampliações e investimentos, como compra de equipamentos, contratação de mão-de-obra, implementação de tecnologia e também capacidade de produção. 

Fazer essa gestão ainda permite que seja possível planejar empréstimos e linhas de crédito com melhores vantagens, caso seja necessário. 

Essas são escolhas inteligentes que só são tomadas com segurança quando há organização e informação.

4 vantagens de usar uma planilha de contas a pagar e receber

É fato que usar uma planilha ajuda e muito na organização e administração de um negócio, também pode-se dizer tranquilamente que as empresas que possuem organização e planejamento tem muito mais chances de serem bem sucedidas.

Confira, então, as vantagens de analisar, planejar e controlar o caixa através da planilha de contas a pagar e receber.

1. Fazer novos investimentos

Fazer novos investimentos é um sonho e se torna necessário em muitos casos, mas tomar uma decisão assim sem entender exatamente qual a situação financeira que a empresa se encontra, pode levar a graves problemas e até mesmo à falência. 

Isso porque nem sempre o investimento necessário é pagável com o valor disponível no caixa da empresa, assim o empresário pode recorrer a uma linha de crédito.

Essas situações são totalmente planejáveis, uma vez que haja controle de quanto e quando o investimento em questão poderá ser pago. E é aí que a planilha se faz tão importante.

2. Planejar linhas de crédito 

Muitas vezes, é necessário recorrer a este recurso, seja para viabilizar o aumento da produção e novos investimentos, quanto para atravessar uma fase difícil. 

Fato é que contratar uma linha de crédito e não saber se haverá condições para que ela seja quitada dentro dos prazos estabelecidos pode virar uma bola de neve cada vez maior, causando problemas ainda mais graves. 

Quando uma planilha de contas a pagar e receber é bem executada e aplicada ao dia a dia, é muito mais fácil que essa situação não se torne um dilema, pois com poucos cliques é possível acessar todos os dados financeiros necessários para não realizar uma ação precipitada, uma vez que a saúde financeira da empresa está diretamente relacionada a conseguir cumprir os prazos de pagamentos.

3. Estar em dia com suas obrigações 

Outra vantagem é não perder nenhum prazo de pagamentos de fornecedores, pagamentos de impostos ou quaisquer outras obrigações financeiras. Isso porque, com a planilha, é possível se organizar para o planejamento antecipado de cada uma delas.

4. Estar por dentro de tudo o que acontece 

Conseguir consultar qualquer operação de pagamento ou recebimento pode ser uma tarefa árdua, cansativa e trabalhosa. Principalmente se as informações não estiverem organizadas de forma fácil a serem encontradas isso pode levar muito tempo, demandar muito esforço e corre o risco de alguma coisa se perder. 

Nas planilhas, a ferramenta de pesquisa auxilia, e muito, no cumprimento dessa tarefa, tornando mais fácil resgatar qualquer informação necessária.

Como ter uma planilha de contas a pagar e receber? 

Uma plataforma muito usada para planilhas é o Excel, que é um programa que pode ser usado em um dispositivo desktop, notebook ou até mesmo no celular.

Nele, é possível organizar as informações, automatizar algumas ações, personalizar as planilhas do seu jeito e até mesmo montar uma do zero.

Mas começar a montar sozinho uma planilha complexa, principalmente se não houver prática e conhecimento sobre a plataforma, se torna muito difícil. E é por isso que, em breve, a Tiba irá disponibilizar uma planilha completa, pronta para ser usada em seu negócio. 

Tenho uma planilha, e agora?

Depois de baixar, é necessário alimentá-la com dados, colocando o máximo de informações possíveis e de forma organizada, como pede a planilha. Isso já possibilita ter uma boa visão atual de como as finanças se encontram.

Mas além disso, é importante continuar atualizando essa planilha para que ela se torne funcional e acompanhe o dia a dia do financeiro.

Ter um hábito de fazer as atualizações, no mínimo, diariamente, evita que as atividades se acumulem e que algo não seja documentado, trazendo maior precisão nas informações ali contidas. 

Quando a empresa já está endividada, a planilha pode ajudar?

O maior objetivo de ter uma planilha que possibilita o controle financeiro e de fluxo de caixa é justamente evitar que as coisas se enrolem e o endividamento aconteça. Mas se isso já aconteceu, nem tudo está perdido e a planilha pode ajudar! 

Quando há uma visão ampla de quanto é o capital real da dívida, é mais fácil conseguir uma negociação e entender se há a possibilidade de recorrer contra juros abusivos.

Além disso, saber o valor que entra na empresa e conseguir fazer uma prospecção para os próximos meses irá nortear sobre quais são os melhores passos a serem seguidos a partir deste momento. 

Assim como identificar onde e se há desperdício de recursos na empresa também ajuda a enxugar os gastos e a aproveitar novas oportunidades.   

Por isso, busque sempre bons parceiros que te ajudam no dia a dia e ofereçam facilidades, como a Tiba, empresa de tecnologia que nasceu com o objetivo de transformar a relação de pequenas empresas do setor varejista com a gestão empresarial.

Aproveite para ficar atento a todas as novidades e fazer o download da planilha de contas a pagar e receber em primeira mão.