Como funciona um sistema contábil e motivos para investir em um

Atividades contábeis de uma empresa são sempre bem complexas de serem executadas. Por isso, investir em um sistema contábil proporciona mais segurança até mesmo para contadores já experientes.

A principal atividade que um sistema desse porte precisa cumprir é automatizar as tarefas operacionais de um escritório contábil, além de trabalhar baseado em um banco de dados do cliente e armazenar as informações com segurança.

Então, se você está interessado em saber mais sobre como os sistemas contábeis funcionam e por que é importante investir em um, este texto tem por objetivo te ajudar nessas informações. Continue por aqui e boa leitura.

O que é sistema contábil?

A definição teórica trata o sistema contábil como um programa de contabilidade capaz de automatizar tarefas que são trabalhosas, complexas de serem executadas e que tomam muito tempo de operação ao ser realizada única e exclusivamente por esforço humano.

Ou seja, trata-se de um ERP – sigla para Sistema de Gestão Empresarial em inglês (Enterprise Resource Planning), que busca atuar de forma padronizada na operacionalização das atividades. Dessa forma, o contator tem mais tempo para pensar em ações estratégicas.

Outro grande benefício é a redução de custos para o escritório contábil, além de trazer mais acertos em resultados. Dessa forma, a equipe consegue passar mais tempo analisando os dados do que executando a compilação deles.

Tipos de sistema contábil

Os softwares contábeis podem ser divididos em três tipos: Low-End, Mid-End e High-End. O que pode diferenciar cada um deles é a quantidade de funcionalidades e ferramentas disponíveis. Conheça a seguir cada um deles:

Low-End

Neste modelo, você vai encontrar o básico dos serviços prestados e é considerado o passo inicial da tecnologia.

O software é destinado a tarefas que exigem um menor nível de complexidade na contabilidade empresarial, como cálculos, geração de guias e gestão da folha de pagamento. 

Em resumo, é um processador de dados que acelera operações manuais do contador.

Mid-End

Este modelo aqui também é conhecido como Mid-Market, onde a tecnologia apoia necessidades mais avançadas que o anterior, especialmente de pequenas e médias empresas.

Aqui, será possível automatizar uma série de funções imprescindíveis para a contabilidade, como integração com sistemas de gestão, bancos de dados e financeiro do cliente.

O resultado deste tipo de sistema contábil é o ganho de tempo para auxiliar o cliente a crescer mais rápido e deixar o cumprimento de todas as suas obrigações fiscais mais simples de serem executadas, com menor risco de erros.

High-End

Aqui fala-se de uma complexidade no mais alto nível, que se destina ao atendimento das necessidades de grandes empresas.

Além de todas as atividades já citadas nos tipos sistemas anteriores, adiciona também aplicações avançadas, como a gestão de crédito, por exemplo.

Para que serve um sistema contábil

Em resumo, o sistema contábil é importante para agilizar tarefas, evitar erros e tornar os resultados da empresa mais visíveis.

Para tangibilizar ainda mais essa ideia, veja as funcionalidades que os melhores sistemas irão executar.

1. Receita Federal

Estar conectado à plataforma da Receita Federal é essencial para importar todas as notas fiscais emitidas pelos seus clientes.

Dessa forma, a transparência e execução correta dessas atividades garantem mais segurança para evitar problemas com a receita futuramente.

2. Normas tributárias

Já é de conhecimento que o sistema tributário brasileiro é extremamente complexo e difícil. Dessa forma, os softwares contábeis ajudam a evitar maiores dores de cabeça com isso.

A atividade dos sistemas é compilar e atualizar as novas normas para, assim, facilitar a adaptação de qualquer procedimento.

3. Cálculo tributário

Nada como ter uma ajuda da tecnologia para fazer a apuração do tributo que entende e respeita todas as informações e regras atualizadas e ainda um grande poder de processamento de dados. O sistema contábil é o único capaz de auxiliar nessa atividade de forma rápida e simples, sem perder muito tempo.

4. Integração contábil

A integração contábil é item indispensável em um bom sistema contábil. Com essa funcionalidade, será possível conectar o sistema do contador ao financeiro do cliente e, assim, transmitir os dados automaticamente.

Isso contribui com a redução de possibilidades de erros na transferência, além de eliminar a necessidade de o contador preencher dados em planilhas em excel e ficar cobrando informações.

5. Controle financeiro

Em alguns sistemas, é possível acompanhar toda a movimentação financeira do cliente, como entradas, saídas, receitas e despesas, tudo em tempo real.

Com esse controle de fluxo, é possível fazer uma melhor análise baseada em números ao invés de suposições. É aqui que entra uma visão mais estratégica do contador junto aos seus clientes.

6. Emissão e controle de NFs

Um bom sistema contábil permite a integração com o financeira do cliente para emitir NF-e e NFS-e sem complicações, de forma simples e intuitiva, acompanhada de perto pelo contador.

7. Automatização de tarefas

Esqueça as tarefas repetitivas que até então faziam parte da sua rotina de um contador.

Com um sistema contábil de qualidade, atividades como preenchimento de dados, organização de documentos e cobrança de notas dos clientes são executadas automaticamente, sem necessidade de intervenção humana.

Por que investir em um sistema contábil?

A seguir, você vai conhecer os benefícios que o sistema contábil pode proporcionar na hora dos lançamentos contábeis.

Mais produtividade

Como já mencionado acima, as atividades que demandam dias de trabalho passam a ser executadas de forma simples e rápida, sem necessidade de serem feitas manualmente. Assim, a rotina do contador fica mais estratégica e produtiva.

Mais transparência

Os softwares também proporcionam mais transparência devido ao fato de o contador conseguir acesso em tempo real às movimentações financeiras do cliente.

Aqui, novamente entra a atuação estratégica do contador, administrando melhor as finanças e fazendo um planejamento tributário de acordo com dados concretos e confiáveis.

Mais controle

Seja no envio da documentação, seja na análise de dados do cliente, a rotina do contador envolve o controle de prazos constantes. Assim, tendo a possibilidade de integração bancária presente no sistema contábil, deixa de haver a necessidade de o contador esperar o cliente enviar as informações para realizar o controle.

Se você administra uma empresa, agora já sabe porque é importante contratar um sistema contábil para ajudar seu contador a entregar um serviço mais confiável e efetivo.

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