Como calcular folha de pagamento em 5 passos

Sua empresa está crescendo e você começou a contratar novos colaboradores, mas aí bateu aquela dúvida sobre como calcular calcular folha de pagamento, certo?

Primeiro de tudo, saiba que é muito importante essa sua iniciativa e com certeza fará uma grande diferença no seu negócio. Afinal, se engana quem acha que basta saber o salário e fazer o depósito na conta indicada pelo funcionário.

Além do salário em si, é preciso calcular os descontos, os impostos, os direitos e muitas outras coisas. Por isso, saber fazer esse cálculo é bem importante, independente do número de funcionários que você tenha.

E não dá para errar, não é mesmo? Lembre-se que há famílias que dependem desse pagamento para seu sustento. Então, fique de olho nas dicas e confira cada detalhe para aprender corretamente como calcular folha de pagamento.

O que é folha de pagamento?

Quando se fala em departamento pessoal, a folha de pagamento é o item mais importante deste departamento. Afinal, como já mencionado anteriormente, é com ela que você saberá exatamente quanto cada colaborador irá receber depois dos descontos, atrasos ou horas extras.

Mas esse cálculo não é importante apenas para este departamento não, viu? O valor final da folha de pagamento irá impactar diretamente no caixa da sua empresa. Ou seja, esse custo vai pesar também no departamento financeiro.

Mas voltando à teoria, a folha de pagamento trata-se de um documento emitido mensalmente por empresas para seus colaboradores refletindo as informações da jornada de trabalho deles, assim como também cálculos fiscais, contábeis e trabalhistas de cada funcionário em valores.

Esse documento calcula todos os valores que a sua empresa precisa pagar às pessoas que trabalham nela, como também aos prestadores de serviços. Com a elaboração da folha, é emitido o holerite, também conhecido como contra-cheque.

Mas o que é mesmo um holerite?

Também é um documento, mas que serve para informar todos valores pagos e descontados especificamente de um funcionário. Ele funciona como uma comprovação de que o colaborador recebeu o salário corretamente.

Neste documento deve conter aparecer as seguintes informações:

• Desconto de faltas sem justificativas ou suspensões;
• FGTS;
• INSS;
• Adicional noturno;
• Jornada de trabalho; 
• Aviso prévio;
• Plano de saúde e odontológico quando oferecidos;
• Entre outros. 

Legislação e folha de pagamento

A folha de pagamento está descrita como obrigação da empresa na lei 3.048/99. O decreto, conhecido como Regulamento da Previdência Social, no artigo 225, determina que a empresa deve:

• I – preparar folha de pagamento da remuneração paga, devida ou creditada a todos os segurados a seu serviço, devendo manter, em cada estabelecimento, uma via da respectiva folha e recibos de pagamentos;
• II – lançar mensalmente em títulos próprios de sua contabilidade, de forma discriminada, os fatos geradores de todas as contribuições, o montante das quantias descontadas, as contribuições da empresa e os totais recolhidos;
• III – prestar ao Instituto Nacional do Seguro Social e à Secretaria da Receita Federal todas as informações cadastrais, financeiras e contábeis de interesse dos mesmos, na forma por eles estabelecida, bem como os esclarecimentos necessários à fiscalização;
• IV – informar mensalmente ao Instituto Nacional do Seguro Social, por intermédio da Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social, na forma por ele estabelecida, dados cadastrais, todos os fatos geradores de contribuição previdenciária e outras informações de interesse daquele Instituto;
• V – encaminhar ao sindicato representativo da categoria profissional mais numerosa entre seus empregados, até o dia dez de cada mês, cópia da Guia da Previdência Social relativamente à competência anterior; e (Revogado pelo Decreto nº 10.410, de 2020).

Campos da folha de pagamento

Os campos que compõem a folha de pagamento são:

• dados do empregador
• dados do funcionário, assim como seu cargo e função
• descontos realizados e valores acrescentados
• número de dias ou cálculo de horas trabalhadas
• valor bruto do salário
• valor líquido do salário

Descontos da folha de pagamento

Os descontos mais comuns apresentados na folha de pagamento dos colaboradores são:

• INSS – Instituto Nacional do Seguro Social;
• IRRF – Imposto de Renda Retido na Fonte;
• Vale-transporte;
• Contribuição Sindical.

No que se refere ao INSS, as taxas de contribuição são de acordo com a faixa salarial, como:

• 8% do salário para quem ganha até R$ 1.751,81
• 9% do salário para quem ganha de R$ 1.751,82 a R$ 2.919,72;
• 11% do salário para quem ganha de R$ 2.919,73 a R$ 5.839,45;
• Valor fixo de R$ 642,34 para quem ganha qualquer valor acima de R$ 5.839,45.

Já em relação ao IRRF, a alíquota varia de acordo com a remuneração no mês e da faixa da base de cálculo dos impostos do empregado. Veja:

• Até 1.903,98 – Isento
• 1.903,99 até 2.826,65 – 7,5%
• 2.826,66 até 3.751,05 – 15%
• 3.751,06 até 4.664,68 – 22,5%
• A partir de 4.664,68 – 27,5%

5 passos para calcular a folha de pagamento

Agora ficou mais claro a importância de saber calcular folha de pagamento, não é mesmo? Você já aprendeu o que é, para que serve e até mesmo um pouco mais sobre a lei que rege a folha.

Então, para que você saia desse texto com todas as informações na ponta da língua, chegou a hora de te apresentar 5 passos para calcular folha de pagamento.

1. Saiba a categoria do funcionário

A primeira coisa a ser bem definida – e isso, na verdade, deve ser já no momento da contratação – é a categoria e cargo do funcionário.

Isso porque cada profissional pode pertencer a uma convenção coletiva e, nesse caso, as bases para o cálculo e descontos são diferentes para cada um dos colaboradores. Fique bem de olho nisso para evitar problemas com a legislação.

1. Separe o salário bruto do salário líquido

Para saber exatamente os valores a serem descontados na folha, é preciso separar o salário bruto do salário líquido. 

Como definição, o salário bruto é o valor real oferecido, sem considerar os descontos como INSS, IR e VT, por exemplo. Já o salário líquido é o que o profissional recebe em conta após todos os descontos discriminados no documento.

Ou seja, saber separar e entender bem essa divisão é o que fará ter certeza de que sua empresa não está fazendo pagamentos indevidos.

1. Calcule as horas trabalhadas

No decorrer do mês, pode ser que o colaborador faça hora extra, ou falte sem justificativa. Seja como pagamento, ou desconto de horas, é preciso saber fazer os cálculos necessários para não pagar a mais ou a menos. 

E lembre-se: tudo precisa estar bem detalhado no documento. Aqui, o relógio de ponto pode ser um bom aliado para conseguir fazer esse controle diário sem perder muito tempo.

1. Conheça os encargos e descontos

Não esqueça de considerar todos os possíveis descontos e encargos de cada colaborador, principalmente quando se trata de impostos, como INSS, IRRF e contribuição sindical.

Vale considerar também os descontos de vale-transporte, vale-refeição, plano de saúde, plano odontológico e outros  que algumas empresas descontam. Isso tudo deve aparecer na folha de pagamento.

1. Opte pela folha de pagamento automatizada

Quanto mais automatizada a sua empresa estiver, maiores as chances de crescer organizada e promissora. Afinal, processos bem definidos e automáticos ajudam a evitar falhas e também perda de tempo com atividades muito manuais.

Hoje, no mercado, há algumas empresas que automatizam a folha de pagamento dos seus colaboradores, como no caso da Tiba, startup que busca simplificar a gestão das pequenas empresas e oferecer incremento de receita para que você possa prosperar, promovendo crescimento econômico.

O mais interessante é que, além de ser gratuita, a Tiba contribui com outras áreas e serviços da pequena empresa, tudo de forma gratuita e direto pelo celular. 

Ou seja, é uma excelente opção para você não perder mais tempo com a folha de pagamento, deixando um processo automatizado, simples e rápido. O importante é você entender os cálculos, os descontos e até as obrigações da sua empresa junto aos colaboradores.

E você já pode se cadastrar na lista de interesse da Tiba para, assim que possível, ter acesso a uma série de serviços gratuitos para dar o gás necessário na sua empresa.